Al ruim 20 jaar is Schoonmaakbedrijf Succlean BV de vaste facilitaire partner voor zakelijke schoonmaak en specialistisch onderhoud. Sinds de oprichting in 2003 kiezen wij er heel bewust voor om een middelgrote, regionale speler te blijven in de regio Amersfoort en Utrecht.

Onze focus is scherp gedefinieerd: wij werken uitsluitend met bedrijven binnen een straal van 15-30 kilometer rondom Leusden. Deze geografische focus is onze kracht. Het zorgt voor korte communicatielijnen, een hoge flexibiliteit en totale openheid naar onze klanten. Door deze nabijheid garanderen wij dat klanten zoveel mogelijk dezelfde, lokale schoonmakers over de vloer krijgen. Goed werkgeverschap en duurzaam, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) zitten diep in ons DNA verankerd. Ons nuchtere motto luidt dan ook: “Wat vies is moet schoon”. Succlean heeft ca 185 medewerkers in dienst.

Om de werkzaamheden op het bedrijfsbureau optimaal te laten verlopen zijn wij op zoek naar een daadkrachtige Coördinator Bedrijfsbureau / Planner.

In deze functie ben je de tactische en operationele spil binnen onze organisatie. Je hebt de volledige regie en het ownership over het planningsproces samen met de objectleiders en het Rayonmanagement. Je vormt samen met je collega Coördinator Commercieel en Marketing het Bedrijfsbureau welke naadloos aansluit op onze afdelingen Operatie, HR &Personeels- administratie en de Financiële administratie.

Ben jij de stressbestendige puzzelaar die altijd het overzicht bewaart? Neem jij direct het ownership als een planning dreigt vast te lopen? En switch je moeiteloos tussen strakke logistiek en cruciale HR-wetgeving? Dan is dit jouw volgende stap! Word jij enthousiast van het dragen van grote verantwoordelijkheid, het bewaken van HR-structuren en ben jij gedreven om elk logistiek en personeelsvraagstuk zelfstandig op te lossen? Lees dan snel verder!

Jij bent binnen het Bedrijfsbureau het organisatorische fundament van Succlean. Met jouw oog voor detail, soms helicopterview en proactieve houding bewaar je altijd het overzicht binnen een dynamische omgeving. Je toont eigenaarschap over de inzet van ons personeel en de naleving van kritieke HR-processen. Je communiceert soepel op alle niveaus en bent de sturende kracht achter de object- en rayonleiders, waarbij je knelpunten zelfstandig signaleert en oplost. Je weet onze offertes en gemaakte klantafspraken om te zetten in gezonde en kloppende personeelsplanningen.

Je bent:

Betrouwbaar: Je handelt integer, komt je afspraken na en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen. Je bent transparant, discreet en eerlijk in je communicatie, ook wanneer het spannend wordt.

Betrokken: Je toont toewijding, verantwoordelijkheidsgevoel en oprechte interesse in mensen en het werk. Je werkt vanuit verbinding en laat zien dat je er echt voor gaat.

Dichtbij: Je bent zichtbaar en bereikbaar voor collega’s en klanten. Je reageert snel, bent beschikbaar en staat letterlijk en figuurlijk naast de ander.

Jij werkt van maandag t/m vrijdag.

M.b.t. het Ownership, planning & HR-componenten:

• Eindverantwoordelijkheid planningscyclus: Zelfstandig opstellen en beheren van dag-, week- en maandplanningen voor schoonmaakmedewerkers.
• Uren- en contractbewaking: Het controleren, corrigeren en accorderen van de urenregistratie in het planningssysteem en zorgdragen voor een vlekkeloze, geautomatiseerde data-export binnen de bedrijfssoftware ten behoeve van de salarisverwerking.
• Capaciteitsmanagement: Zorgen voor een strategische en efficiënte verhouding tussen eigen personeel, uitzendkrachten, onderaannemers en ZZP’ers.
• Verzuim- en re-integratieregie: Direct registreren en nauwgezet opvolgen van ziektemeldingen; proactief verwerken van re-integratie-uren in de planning volgens de Wet Verbetering Poortwachter.
• Verlof- en bezettingsbeheer: Tijdig verwerken van verlofaanvragen en er strikt op toezien dat objectleiders en meewerkend voormensen tijdig voor adequate vervanging zorgen.
• HR-compliance & Wet- en regelgeving: Bewaken van de naleving van de CAO Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf (zoals rusttijden en toeslagen) en het controleren en tijdig doorsturen van geldige verblijfstitels en ID-bewijzen naar klanten.
• Aansturing & Controle: Direct aansturen, instrueren en controleren van leidinggevenden op de werkvloer met betrekking tot hun mutaties en het correcte gebruik van de operationele digitale portals.

M.b.t. de klanten & communicatie:

• Centraal escalatiepunt: Fungeren als het eerste, daadkrachtige aanspreekpunt voor klanten bij ingewikkelde planningswijzigingen of acute personele verschuivingen en ziekteverzuim.
• Logistieke optimalisatie: Zelfstandig verlengen van binnenstad-kentekens en optimaliseren van reisroutes om reistijdverlies te minimaliseren volgens bedrijfsbeleid en CAO bepalingen.

• MBO-4 werk- en denkniveau (bij voorkeur in een logistieke of HR-richting).
• Ervaring met planningsystemen in de schoonmaak is een pré.
• Je hebt een hoog niveau van zelfstandigheid en een sterk ontwikkeld gevoel voor ownership.
• Je bent stressbestendig en analytisch ijzersterk.
• Je beschikt over goede communicatieve en sturende vaardigheden.
• Je bent woonachtig in Amersfoort en omstreken.
• Je hebt aantoonbare, relevante kennis van de CAO Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf en toepasselijke HR-wetgeving.

• Je hebt een hands-on mentaliteit gecombineerd met een strategische blik.
• Je hebt een flexibele instelling en kunt snel schakelen bij acute uitval of roosterwijzigingen.
• Systeemspecialist: Je beschikt over aantoonbare ervaring en sterke affiniteit met branchespecifieke software zoals NoCore It’s clean, of een vergelijkbaar ERP- en HR-pakket
• Je hebt affiniteit met en begrip van de inzet van medewerkers met een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt (Sociaal Ondernemen / Participatiewet).

• Zelfstandigheid & Impact: Een zeer zelfstandige, cruciale en uitdagende spilfunctie binnen een informele, dynamische organisatie op een supertoffe afdeling.
• Marktconform Salaris: Een aantrekkelijk bruto maandsalaris tussen de € 3.200,- en € 3.600,- op basis van een fulltime dienstverband (38 uur per week), afhankelijk van jouw ervaring en senioriteit.
• CAO Inschaling (Deel C): De functie is ingeschaald conform de Schoonmaak-CAO Deel C (Kantoor-, staf- en leidinggevende functies). Dit vertaalt zich naar een bruto uurloon van circa € 19,44 tot € 21,87. (Voor ervaren zwaargewichten is een inschaling boven de standaardtabel bespreekbaar).
• Kennis van Deel D is een pré: Omdat wij ook hotels in ons portfolio hebben, behoort een foutloze interpretatie en verwerking van de specifieke loon- en toeslagstructuren uit Deel D (Hotelschoonmaak) tot jouw kennisgebied. Zoniet leren we je het uiteraard!
• Eindejaarsuitkering: Een vaste eindejaarsuitkering van 5% conform de cao-richtlijnen.
• Een extra vrije dag op je verjaardag.
• Gedegen inwerkprogramma: Een warm welkom en een uitgebreid inwerktraject specifiek gericht op onze systemen (NoCore It’s Clean, Appreo en AFAS) en bedrijfscultuur.
• Secundaire voorzieningen: Een telefoon, tablet en laptop van de zaak om jouw rol met maximaal ownership en flexibiliteit in te kunnen vullen.

Ochtend: De waan van de dag & acute bezetting

08:00 – De dagstart & ziekmeldingen: Je start de computer op en opent direct NoCore en je mailbox

08:30 – Acute gaten dichten: Een medewerker op een cruciale schoollocatie heeft zich ziek gemeld. Je schakelt direct met de Ambulant Objectleider van die regio om te horen of zij intern vervanging kunnen regelen. Lukt dit niet? Dan neem jij het ownership: je zet de dienst uit bij een back-up medewerker of stemt af met een onderaannemer om het pand gegarandeerd schoon te krijgen.

09:30 – Verzuimregie (HR): De acute rust is wedergekeerd.

10:30 – Koffie & Dashboard Check: Je analyseert de planningsvoortgang. Staat de planning voor volgende week al voor 80% dicht? Moeten er voor de hotelreiniging (CAO Deel D) nog extra shifts worden uitgezet vanwege een piekbeschikbaarheid in het weekend?

Voormiddag: Structuur, systemen & overleg

Urencontrole & CAO-bewaking: Je controleert de geklokte uren van de afgelopen dagen, welke de rayonleider en objectleiders hebben geaccordeerd. Je signaleert dat een medewerker onbedoeld te weinig rusttijd heeft gehad tussen twee shifts conform de Schoonmaak-CAO. Je bespreekt dit met de Rayonmanager om dit in de toekomst te voorkomen. Gedurende de dag ondersteun je de operatie en je collega’s HR op administratief vlak

Tactisch overleg Rayonmanager: Je schuift aan bij de Rayonmanager. Je deelt de KPI’s: de verhouding tussen eigen personeel en de inzet van onderaannemers/ZZP’ers op bepaalde objecten loopt scheef. Je adviseert proactief om op specifieke locaties extra eigen personeel te gaan werven.

Opschonen systemen & Compliance: Je kijkt of de goedgekeurde verlofaanvragen goed en tijdig zijn verwerkt door de leidinggevenden. Daarnaast controleer je of de verblijfstitels en ID-bewijzen van de flexkrachten die morgen starten, correct in de database staan en deelt de documenten veilig met de desbetreffende klanten.

Klantcontact & Escalatie: Een grote klant in Amersfoort belt met een acute klacht over de bezetting na een verbouwing. Omdat jij het centrale aanspreekpunt bent, stel je de klant direct gerust en plant handmatig een extra ‘schoonmaak-commando’ in voor die avond via het systeem. Passend binnen het budget.

Een nieuwe klant:
Na gunning van een nieuwe opdracht stel je de werkplanning op met de rayonleider(s)

Budget bewaking:
Uitvoeren van capaciteitsanalyses en onderbouwde planningskeuzes maken.